EU AI Act Schulungspflicht: Nachweis und Dokumentation rechtssicher aufsetzen
Fabian Leimbach
Head of Training
Die Schulung selbst ist nur die halbe Pflicht. Genauso wichtig ist, dass Sie sie im Zweifel belegen können. Der EU AI Act verlangt keine bestimmte Zertifizierung, aber im Prüfungs- oder Schadensfall tragen Sie die Beweislast. Ohne saubere Dokumentation steht Aussage gegen Aussage. Dieser Beitrag zeigt, was Sie erfassen sollten, wie eine Musterstruktur aussieht und wie Sie Fehler vermeiden können. Den Überblick zur Pflicht selbst finden Sie im Artikel KI-Schulungspflicht.
Warum überhaupt dokumentieren?
Artikel 4 der KI-Verordnung enthält keine Zertifikatspflicht. Sanktionen in Form von Geldbußen werden bei einem Verstoß gegen Artikel 4 der KI-Verordnung nicht auferlegt. Das Risiko einer mangelhaften KI-Kompetenz unter den Mitarbeitenden liegt mindestens in der üblichen Unternehmenshaftung: Verursacht ungeschultes Personal mit dem Einsatz eines KI-Systems einen Schaden, kann das als Organisationsverschulden (Haftung aus BGB bzw. Produkthaftungsgesetz) und/oder einer Verletzung von Leitungsverantwortung (GmbH Gesetz, Aktiengesetz, Ordnungswidrigkeitengesetzes) gewertet werden. Eine nachvollziehbare Dokumentation zeigt, dass Sie Ihre Organisationspflichten und Leitungsverantwortung erfüllt haben. Sie ist damit Haftungsschutz und kein Bürokratieaufwand.
Auch interne oder externe Audits können einen belastbaren Beleg über durchgeführte Schulungen verlangen. Wer ihn erst im Prüfungsmoment zusammensucht, verliert Zeit und Glaubwürdigkeit. Eine laufend gepflegte Dokumentation macht Sie dagegen jederzeit auskunftsfähig, gegenüber Behörden ebenso wie gegenüber Kunden und Partnern, die zunehmend Nachweise zur KI-Governance einfordern.
Was genau dokumentieren?
Ein Kompetenznachweis muss nicht kompliziert sein, aber vollständig. Die folgende Checkliste deckt die wesentlichen Elemente ab:
| Element | Inhalt und Hinweis |
|---|---|
| Teilnehmende | Wer wurde geschult: Name, Rolle, Bereich |
| Zeitpunkt | Datum der Schulung und Turnus der Auffrischung |
| Inhalte | Welche Themen, welches Format, welche Kompetenzstufe |
| Teilnahmenachweis | Anwesenheit oder Test, Ergebnis |
| Neue Mitarbeitende | Prozess für Onboarding und Nachschulung |
| Aktualisierung | Auslöser (neue Tools, Rechtsänderung) und Verantwortliche |
| Aufbewahrung | Ort, Zugriff und Datenschutz (DSGVO) |
Musterstruktur für einen Kompetenznachweis
In der Praxis bewährt sich ein zentrales Register, das je Schulung festhält, wer teilgenommen hat, welche Inhalte vermittelt wurden und wann die nächste Auffrischung ansteht. Wichtig ist, dass der Nachweis fälschungssicher und jederzeit abrufbar ist, idealerweise im bestehenden System, etwa über SharePoint und Forms. So vermeiden Sie Medienbrüche und doppelte Pflege. Ein solches Register lässt sich bei Bedarf um Testergebnisse und die Quittierung einer hausinternen KI-Nutzungsrichtlinie ergänzen. Legen Sie zudem fest, wer den Nachweis pflegt und in welchem Turnus er geprüft wird. Ein Nachweis ohne klare Verantwortlichkeit veraltet schnell und verliert im Ernstfall seinen Wert.
Zusammenspiel mit DSGVO, ISO/IEC 42001 und hausinterner KI-Nutzungsrichtlinie
Ein Schulungsnachweis enthält personenbezogene Daten. Bewahren Sie diese DSGVO-konform auf: klarer Zweck, definierte Zugriffe, angemessene Aufbewahrungsfristen. Wer ein Managementsystem für KI nach ISO/IEC 42001 aufbaut, kann den Schulungsnachweis dort einordnen. Und die Dokumentation entfaltet ihre volle Wirkung erst zusammen mit einer hausinternen KI-Nutzungsrichtlinie, die festlegt, wie KI im Unternehmen eingesetzt werden darf.
Häufige Fehler beim Nachweis
Drei Muster begegnen uns immer wieder:
- die einmalige Schulung ohne geregelte Auffrischung, sodass der Nachweis nach einem Jahr veraltet ist
- fehlende Onboarding-Prozesse, durch die neuen Mitarbeitenden Kompetenznachweise nicht erteilt werden
- dezentrale Ablage in E-Mails und Excel-Listen, die im Audit nicht als revisionssicher gilt.
Alle drei Fehlerquellen lassen sich durch einen klaren, autom
atisierten Prozess vermeiden.
Nachweis automatisieren statt Handarbeit
Teilnahme zu erfassen, an Nachzügler zu erinnern und Reports zu erstellen, ist in Handarbeit aufwendig und fehleranfällig. Der AI Act Compliance Enablement Service von Claranet übernimmt genau das: Teilnahmeüberwachung, automatische Erinnerungen und revisionssicheres Reporting, auf Basis Ihrer bestehenden Systeme. So bleibt der Nachweis dauerhaft aktuell, ohne Ihre Teams zu binden. Welche Rollen überhaupt welche Schulung brauchen, klärt der Beitrag KI-Kompetenz nach Art. 4, einen kompakten Einstieg bietet unser Live-Webcast EU AI Act kompakt.
Fazit
Der Nachweis vermittelter KI-Kompetenz ist kein Selbstzweck, sondern Ihr Schutz im Ernstfall. Wer von Anfang an festlegt, was dokumentiert wird, wer dafür verantwortlich ist und wie der Nachweis aktuell bleibt, erfüllt nicht nur die Schulungspflicht des Artikel 4 KI-Verordnung, sondern kann sie jederzeit belegen. Am einfachsten und effizientesten gelingt das, wenn Erfassung, Erinnerung und Reporting automatisiert im bestehenden System laufen, statt in Handarbeit.
Häufige Fragen
Muss ich KI-Schulungen nachweisen können?
Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben, aber Sie tragen die Beweislast. Eine Dokumentation ist daher dringend zu empfehlen.
Was gehört in einen Kompetenznachweis?
Wer wann mit welchen Inhalten geschult wurde, das Ergebnis eines etwaigen Tests und der Prozess für neue Mitarbeitende.
Wie lange muss ich die Nachweise aufbewahren?
Eine feste Frist nennt die Verordnung nicht. Orientieren Sie sich an Ihren übrigen Compliance- und Aufbewahrungspflichten und am Datenschutz.
Reicht eine einmalige Schulung als Nachweis?
Nein. Ohne Auffrischung veraltet der Nachweis. Planen Sie Aktualisierungen bei neuen Tools oder Rechtsänderungen ein.