Comment Claranet garantit la disponibilité digitale de SKEMA

Une école de commerce d'envergure mondiale, des défis numériques ambitieux

SKEMA Business School, reconnue comme l’une des meilleures institutions de commerce, accueille chaque année des milliers d’étudiants issus de parcours internationaux. Le processus d’admission est un enjeu stratégique pour l’école : les candidats doivent déposer leurs dossiers, s’inscrire à des épreuves orales et recevoir leurs résultats via des portails numériques dédiés.

Ces moments forts de la vie de l'école sont marqués par une activité très importante, avec des milliers de connexions simultanées sur les plateformes de gestion des admissions et des concours. Pour SKEMA, l'enjeu est de garantir une expérience candidat d'excellence et de porter haut l'image institutionnelle de l'école.

Pour répondre à ces défis, SKEMA a fait appel à Claranet, expert en Tierce Maintenance Applicative (TMA) et gestion d’applications à forts enjeux, afin de garantir une continuité de service et une expérience utilisateur optimale.

Les enjeux étaient de simplifier et de digitaliser notre parcours candidat — par “client”, on entend ici les étudiants. Sur la phase des concours et des oraux, nous avions un système qui nécessitait un véritable rafraîchissement. Il nous fallait des outils capables de gérer un volume croissant d’étudiants. »

Dominique Rivet, DSI de SKEMA Business School

Une mission d’excellence technique dans un environnement exigeant

La collaboration entre Claranet et SKEMA s’est articulée autour d’enjeux structurants : assurer la sécurité et la stabilité des infrastructures numériques, accompagner les processus métier et garantir un taux de service optimal lors des périodes de forte affluence.

Analyse initiale et axes d'amélioration

Au lancement du projet, Claranet a procédé à une analyse approfondie des outils existants, qui assuraient leur rôle mais présentaient des opportunités de modernisation pour accompagner la croissance de l'école. Plusieurs axes d'amélioration ont été identifiés :

• Optimisation de l'ergonomie : Faire évoluer la plateforme de gestion des admissions pour la rendre encore plus intuitive pour les équipes métier.
• Haute disponibilité : Accompagner les pics de connexions, qui peuvent atteindre plusieurs milliers d’utilisateurs simultanés, en assurant une fluidité constante.
• Fluidification des processus : Soutenir les processus métiers nécessitant une validation fine des candidatures et des interactions fréquentes entre candidats et administrateurs.
• Modernisation de la gestion des oraux : Optimiser la répartition des candidats et des jurys pour une organisation toujours plus agile.

Solutions apportées par Claranet

Claranet a apporté son expertise pour rendre les plateformes de SKEMA plus robustes et plus performantes, afin d’accompagner les ambitions de la marque :

1. Préparation des périodes clés :
   • Dimensionnement agile des ressources serveur pour anticiper les pics de charge.
   • Simulation avec des tests de charge sur plusieurs milliers de connexions simultanées afin de garantir une infrastructure prête à répondre à toutes les éventualités.
2. Supervision et automatisation avancées :
   • Mise en place de scripts d'alerting pour surveiller les anomalies liées aux données saisies ou aux pièces jointes.
   • Automatisation des actions répétitives, permettant aux équipes administratives de se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée.
3. Amélioration des outils métiers :
   • Développement d’interfaces intuitives pour la gestion des oraux, permettant de regrouper les candidats par créneaux et d’optimiser les plannings.
   • Module de paramétrage centralisé pour gérer les hébergements et restaurations des candidats inscrits aux oraux, avec personnalisation selon leurs besoins individuels.
4. Réactivité maximale pendant les périodes sensibles :
   • Mobilisation renforcée des équipes techniques lors des étapes charnières comme l’annonce des résultats ou la prise de rendez-vous pour les oraux.
   • Supervision permanente des serveurs pour assurer une disponibilité totale.

Un impact concret pour SKEMA et ses candidats

Les résultats de la collaboration sont à la hauteur des attentes :

• Disponibilité optimale : Une continuité de service exemplaire durant les sessions de concours. L'accessibilité a été garantie aux milliers de candidats connectés simultanément.
• Optimisation des processus métier : Les équipes administratives de SKEMA ont gagné en productivité grâce à des tableaux de bord détaillés et des outils simplifiés.
• Expérience candidat enrichie : Une interface fluide pour déposer les candidatures, une transparence totale sur les résultats et une aisance dans les prises de rendez-vous pour les oraux.

L’impact va au-delà de la technique. En proposant une expérience numérique sans faille, SKEMA renforce son image auprès des candidats comme des enseignants et confirme sa place de leader dans l’enseignement supérieur mondial.

Perspectives et ambitions : cap sur une plateforme unifiée

Claranet ne s’arrête pas là. En parallèle de la gestion quotidienne des applications, ses équipes accompagnent SKEMA dans un projet phare : la migration vers une nouvelle solution applicative unifiée.

Cette transition permettra de centraliser plusieurs processus métiers au sein d’une même interface. Le résultat attendu est une simplification accrue, une fiabilité encore renforcée et une gestion centralisée des admissions, quel que soit le type de voie de concours.

En s’appuyant sur l’expertise de Claranet, SKEMA avance avec confiance vers son objectif de maintenir et d'améliorer ses processus tout en continuant d'évoluer au rythme de ses ambitions. Claranet est fier de pouvoir contribuer à la réussite de SKEMA et à l'optimisation de ses services pour l'avenir.