Consulting in a Box


Speicheroptimierung & Document Lifecycle in Microsoft 365

Wir schaffen die Basis für eine nachhaltige und effiziente Speicher- und Informationsstruktur in Microsoft 365.

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SharePoint Online hat sich als zentrale Plattform für Kollaboration und Informationsmanagement in vielen Unternehmen etabliert – nicht zuletzt durch die enge Verzahnung mit Microsoft Teams. Damit das System übersichtlich bleibt und Inhalte schnell gefunden werden, sollten alte und nicht mehr benötigte Informationen regelmäßig entfernt oder archiviert werden. Dies kann auch ein Kostenfaktor sein, denn sobald das lizenzabhängige Speicherkontingent überschritten wird, muss zusätzlicher Speicherplatz hinzugekauft werden.

Im Rahmen unseres „Consulting in a Box“-Angebots analysieren wir Ihre Speichernutzung und identifizieren Optimierungspotenziale in Ihrer SharePoint-Umgebung. In einem gemeinsamen Workshop erfassen wir zudem Ihre Anforderungen an einen Document Lifecycle sowie eine ganzheitliche Informationsstrategie.

Durch die Kombination aus kurzfristiger Optimierung und strategischer Ausrichtung schaffen wir die Basis für eine nachhaltige, effiziente und zielgerichtete Datenkultur.

Ihr Nutzen

  • Kostenkontrolle

    Reduzierung des Speicherverbrauchs und Vermeidung zusätzlicher Ausgaben für Speichererweiterungen.

  • Struktur und Übersicht

    Klare Datenstrukturen erleichtern das Auffinden relevanter Informationen.

  • Produktivitätssteigerung

    Schneller und zuverlässiger Zugriff auf Inhalte verbessert die tägliche Zusammenarbeit.

  • Compliance und Datensicherheit

    Strukturierte Datenspeicherung unterstützt die Einhaltung von Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben.

  • Individuelle Umsetzung

    Maßnahmen werden gezielt an Ihre Anforderungen und bestehenden Systeme angepasst.

  • Strategische Weiterentwicklung

    Aufbau einer nachhaltigen und zukunftsfähigen Speicher- und Informationsstrategie.

Unser Vorgehen

1. Ist-Analyse der SharePoint-Umgebung
2. Dokumentation und Bewertung
3. Präsentation und Diskussion
4. Handlungsempfehlungen für weitere Maßnahmen

Leistungen und Ziele

Unsere Leistungen

Im Rahmen des Consultings setzen wir gemeinsam mit Ihnen folgende Schwerpunkte um:

  • Transparenz über Speichernutzung: Überblick über die Belegung von Speicher in Microsoft 365 und den Einfluss verschiedener Lizenzmodelle
  • Analyse der aktuellen Umgebung: Einrichtung und Start eines Analyse-Tools für Ihre Microsoft 365-Umgebung
  • Auswertung und Handlungsempfehlungen: Besprechung der Ergebnisse und Ableitung konkreter Maßnahmen
  • Workshop zum Document Lifecycle: Aufnahme Ihrer Anforderungen an einen strukturierten Document Lifecycle
  • Praxisnahe Einblicke: Demonstration relevanter Funktionalitäten in Microsoft 365
  • Erweiterungsmöglichkeiten: Betrachtung von Lösungen in Verbindung mit Dritthersteller-Tools
  • Ergebnisdokumentation: Schriftliche Zusammenfassung von Empfehlungen und Aufwänden

Zielsetzung

  • Transparenz über Speichernutzung und Kosten: Sie verstehen die Verwendung und Abrechnung von SharePoint Online-Speicherplatz
  • Reduzierter Speicherverbrauch: Identifikation und Umsetzung erster Maßnahmen zur Optimierung
  • Klare Anforderungen an den Document Lifecycle: Definition der relevanten Rahmenbedingungen für Ihr Unternehmen
  • Fundierte Entscheidungsgrundlage: Verständnis der Möglichkeiten in Microsoft 365 unter Berücksichtigung Ihrer Lizenzsituation
  • Konkrete nächste Schritte: Ableitung weiterer Maßnahmen zur Implementierung eines effizienten Document Lifecycle inklusive Aufwandseinschätzung