Von der Eigenregie zur externen IT: BayBG setzt auf individuelle Lösungen und Sicherheit mit Claranet

„Wir standen vor der zentralen Frage, wie unsere IT-Organisation künftig aufgestellt sein muss, um den Betrieb zuverlässig sicherzustellen und gleichzeitig ein dauerhaft hohes Maß an IT-Sicherheit zu gewährleisten“, beschreibt Andreas Käufl, CFO der BayBG Bayerische Beteiligungsgesellschaft, die Motivation für den Wechsel auf eine extern betriebene IT-Infrastruktur.

Die Herausforderung

Seit über 50 Jahren begleitet die BayBG mittelständische Unternehmen in Bayern als Finanzierungspartner. Mit rund 370 Millionen Euro investiertem Volumen zählt sie zu den größten Beteiligungskapitalgebern für mittelständische Unternehmen Deutschlands. Aktuell ist sie an rund 350 Unternehmen beteiligt, die zusammen etwa 40.000 Mitarbeitende beschäftigen und einen Umsatz von rund 9 Mrd. EURO erwirtschaften.

Auch technologisch ist die BayBG breit aufgestellt: Die IT-Landschaft umfasst Anwendungssysteme für das Beteiligungsgeschäft, eine Schwestergesellschaft mit Banklizenz sowie spezialisierte Tools für CRM, Beteiligungsmanagement, Garantieverwaltung, Dokumentenmanagement, Reporting und Due Diligence.

„Unsere Infrastruktur wurde bislang auf rund 60 Servern in Eigenregie betrieben – unterstützt von einem Dienstleister, aber intern gesteuert“, erklärt Frane Crnjak, CTO der BayBG. „Doch gerade für ein Finanzunternehmen steigen die Anforderungen an Effizienz, Verfügbarkeit und Sicherheit stetig. Daher haben wir uns entschieden, unsere Systeme in ein externes Rechenzentrum zu überführen.“

Wichtig war dabei nicht nur eine sichere und stabile Plattform, sondern ein Partner, der die komplexe IT-Landschaft versteht und individuell betreuen kann. „Wir wollten keine Standardlösung, sondern eine Partnerschaft auf Augenhöhe – mit direktem Ansprechpartner und Verständnis für unsere spezifischen Anforderungen“, so Frane Crnjak.

Die Lösung

Entschieden hat sich BayBG für Claranet. Neben technischem Know-how, langjähriger Erfahrung und einem umfassenden Sicherheitskonzept überzeugte vor allem das persönliche Engagement. „Claranet wollte genau verstehen, wie unsere IT funktioniert und worauf es uns ankommt. Von Beginn an hatten wir das Gefühl, dass hier eine Lösung für uns entwickelt wird – nicht von der Stange“, so Andreas Käufl, CFO der BayBG.

Claranet hat klar definiert, was sie übernehmen und wo unsere Aufgaben liegen. Das schuf von Anfang an Transparenz und Vertrauen“

Frane Crnjak
CTO, BayBG

In intensiven Workshops wurden die spezifischen Anforderungen der BayBG analysiert und ein technisches Konzept entwickelt, das sowohl die individuellen Bedürfnisse als auch die hohen Sicherheits- und Compliance-Standards des Finanzsektors berücksichtigte. 

Da viele Anwendungen der BayBG individuell angepasst und nicht für den Cloud-Betrieb ausgelegt sind, wäre eine Migration in eine Public Cloud mit erheblichem Aufwand verbunden gewesen. Die Entscheidung fiel daher zugunsten der flexiblen Dual-Datacenter-Plattform von Claranet in Frankfurt, die sich flexibel an bestehende Systeme und spezifische Anforderungen anpassen lässt. Die Infrastruktur basiert auf Converged Systems mit tiered SSD-Storage und erfüllt höchste Anforderungen an Datenschutz und Compliance gemäß deutschem Recht – belegt durch zahlreiche ISO-Zertifizierungen wie ISO 27001, ISO 22301 und ISO 9001.

Vor dem Umzug erfolgte die Abstimmung mit den verschiedenen Software-Dienstleistern. „Wir haben mit jedem der über zehn Dienstleister genau eruiert, ob die jeweilige Lösung direkt migriert werden kann oder ob spezifische Anpassungen erforderlich sind und wann diese erfolgen können“, erläutert Frane Crnjak. „Claranet hat dabei nicht nur beraten, sondern aktiv unterstützt – auch in der Kommunikation mit den Herstellern.“ 

Die Migration selbst erfolgte in drei klar definierten Phasen:

Globale Infrastruktur: Einrichtung zentraler Systeme wie Domaincontroller, Admin- und Terminalserver

Testumgebung: Bereitstellung und umfangreiche Tests der Anwendungen

Produktivumgebung: Vollständige Inbetriebnahme aller Systeme nach weiteren, erfolgreichen Tests

Nach zwölf Monaten Projektlaufzeit ging die neue Umgebung wie geplant live. 

Das Ergebnis

Die sorgfältige und strukturierte Vorbereitung hat sich voll ausgezahlt. Wir haben den geplanten Change Freeze eingeleitet und den Umzug innerhalb einer Woche erfolgreich abgeschlossen – inklusive der Inbetriebnahme von 55 virtuellen Maschinen im Claranet Rechenzentrum. Pünktlich am folgenden Montag konnten alle Beschäftigten in der neuen Umgebung arbeiten.“

Andreas Käufl
CFO, BayBG

Die Migrationswoche folgte einem präzisen Ablaufplan mit über 180 Einzelschritten, die von den Projektbeteiligten abgearbeitet wurden – jeweils entsprechend ihrer Zuständigkeiten. Claranet war jederzeit erreichbar – auch außerhalb der Bürozeiten, um eventuelle Verzögerungen frühzeitig abzufangen und den Zeitplan zuverlässig einzuhalten.

Besonders wichtig war für die BayBG die aktive und koordinierende Rolle von Claranet, wie Andreas Käufl berichtet: „Meine ursprüngliche Sorge war, ob das Zusammenspiel zwischen Software-Dienstleistern, internen Anforderungen und Claranet als Service Provider funktioniert. Diese Sorge war unbegründet. Claranet hat das Projekt von Anfang an strukturiert moderiert – mit regelmäßigen Jour-fixe-Terminen zur Statuskontrolle und Feinjustierung. Diese enge Abstimmung war für den Projekterfolg entscheidend – was sich auch im reibungslosen Go-live gezeigt hat.“

Auch im laufenden Betrieb sorgt Claranet dafür, dass bei der BayBG alles rundläuft: Die Applikationsumgebung wird kontinuierlich überwacht, abgesichert und optimiert – mit integriertem 24/7-Monitoring und Performance Management. Für den laufenden Betrieb stehen ein deutschsprachiger 24/7-Support und ein Service-Management-Team nach ITIL- und DevOps-Prinzipien zur Verfügung.

Die Zukunft

Ein schrittweiser Wechsel in die Public Cloud ist für die BayBG denkbar – mit Claranet als vertrauensvollem Partner an der Seite. „Mit Claranet haben wir nicht einfach einen Dienstleister gefunden, der unsere Systeme betreibt – wir haben einen Partner gewonnen, der uns kontinuierlich unterstützt und mit dem wir auch zukünftige IT-Themen gemeinsam gestalten können“, sagt Andreas Käufl abschließend.