24/7 abgesicherte SAP-Landschaft: Wie die BGE mit Claranet Managed Services die Betriebssicherheit erhöht und den internen Aufwand reduziert

Die SAP-Landschaft der Bundesgesellschaft für Endlagerung (BGE) hat in den vergangenen Jahren deutlich an Bedeutung gewonnen. Mit der fortschreitenden Modernisierung der Systeme, dem Ausbau von SAP S/4HANA und der wachsenden Zahl von Anwenderinnen und Anwendern stiegen auch die Anforderungen an Verfügbarkeit, Sicherheit und Betriebsstabilität.

Claranet begleitet die BGE dabei bereits seit 2015 zunächst punktuell in technischen SAP-Projekten, etwa bei Datenbankwechseln, Kernel-Tauschen, SAP-Patches oder Betriebssystem-Updates. Aus dieser projektbezogenen Unterstützung entwickelte sich Schritt für Schritt eine belastbare Zusammenarbeit. Heute übernimmt Claranet für die BGE mit SAP Managed Services eine deutlich umfassendere Rolle und unterstützt das Unternehmen dabei, geschäftskritische SAP-Systeme rund um die Uhr abzusichern.

Unsere SAP-Landschaft hat enorm an Wichtigkeit gewonnen. Wir haben erkannt, dass wir einen Partner brauchen, der uns wirklich rund um die Uhr betreut. Bei Sicherheitslücken mit hoher Kritikalität kommt Claranet aktiv und je nach Kritikalität sofort auf uns zu und ergreift entsprechende Maßnahmen zur Umsetzung. Das erhöht unser Sicherheitsniveau deutlich.“

Dr. Mark Althans, Gruppenleiter SAP, BGE

SAP-HCM-Migration auf SAP S/4HANA in vier Monaten

Mit dem erfolgreichen Go-live von SAP S/4HANA hatte die BGE einen wichtigen Meilenstein in der Modernisierung ihrer Unternehmens-IT erreicht. Im nächsten Schritt rückte der Personalbereich in den Fokus: Die bestehende SAP-HCM-Umgebung auf Basis des SAP ERP 6.0 sollte auf SAP S/4HANA („H4S4“) migriert werden. Gleichzeitig sollte die SAP-Fiori-Welt enger in die Zielarchitektur integriert werden. Die BGE entschied sich, die technische Umsetzung gemeinsam mit Claranet anzugehen. 

Die Migration der SAP-HCM-Umgebung auf SAP S/4HANA folgte einem strukturierten, bewährten Vorgehen:

• Schritt 1: Konvertierung der Sandbox-Umgebung
• Schritt 2: Migration des Entwicklungs- und des Qualitätssicherungssystems
• Schritt 3: Umstellung des Produktivsystems an einem Wochenende (Go-live)
• Schritt 4: Fachbereichstests und Stabilisierung

Insgesamt nahm das Projekt einschließlich der Fachbereichstests vier Monate in Anspruch. Für die BGE war das ein entscheidender Schritt, weil die SAP-HCM-Umgebung damit auf eine zukunftsfähige technologische Basis gestellt wurde.

Technische Komplexität: SAP-Fiori-Integration, Gateway-Rückbau, Virtualisierung

Technisch verlief die eigentliche Brownfield-Migration reibungslos. Zusätzliche Komplexität entstand durch parallele Maßnahmen:

• Integration der SAP-Fiori-Welt in die SAP-S/4HANA-Zielarchitektur
• Rückbau des Gateway-Servers
• Virtualisierung der Infrastruktur

Vor allem die Einbindung der SAP-Fiori-Welt in die Zielarchitektur innerhalb von SAP S/4HANA erwies sich als anspruchsvoll. Bestimmte SAP-Fiori-Konfigurationen, insbesondere Portfreigaben, waren nicht transportfähig und mussten deshalb im Qualitäts- und im Produktivsystem manuell nachgezogen werden. Das verursachte am Produktivwochenende zusätzlichen Aufwand und sorgte auch auf Seiten der BGE für kritische Rückmeldungen. Entscheidend war jedoch, dass Claranet nach einer Eskalation schnell reagierte und gemeinsam mit der BGE eine Lösung fand: „Nicht immer reibungslos, aber immer partnerschaftlich eine Lösung zu finden, darauf kommt es bei Problemen letztlich an“, sagt Dr. Mark Althans, Gruppenleiter SAP bei der BGE.

24/7-Betrieb für 2.500 SAP-Anwender

Parallel zur technischen Modernisierung rückte bei der BGE noch ein zweites Thema in den Vordergrund: der künftige Betrieb der SAP-Landschaft. Die Systeme des Unternehmens sind in zwei Linien aufgeteilt, eine für den klassischen ERP-Bereich wie Finanzen, Controlling, Einkauf, Instandhaltung und Materialwirtschaft und eine zweite für das Personalwesen. Zuständig für beide Welten ist ein kleines SAP-Team rund um Gruppenleiter Dr. Mark Althans und SAP-Systembetreuer Frank Tessmann. 

Nutzeranstieg von 300 auf 2.500 macht 24/7-Betriebsmodell notwendig

Mit der Einführung der Zeiterfassung im SAP HCM für alle Mitarbeitenden stieg die Zahl der SAP-Nutzerinnen und -Nutzer rasant von ca. 300 auf rund 2.500 an acht Standorten. Damit war klar, dass sich der 24/7-Betrieb nicht dauerhaft mit internen Ressourcen absichern ließ.

Gesucht wurde ein Partner, der den Betrieb mit definierten Leistungen, 24/7-Betreuung und klaren Service Level Agreements zuverlässig unterstützen kann. Im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung wurde der Zuschlag aufgrund des wirtschaftlichsten Angebotes an Claranet erteilt. Damit begann der nächste Entwicklungsschritt der Zusammenarbeit: vom sporadisch unterstützenden Projektpartner zum gesamtheitlichen Managed-Service-Partner für die SAP-on-premise-Systeme.

Entlastung im Alltag plus erhöhte Betriebssicherheit

Mit der Beauftragung von Claranet wurde die Betreuung der SAP-Landschaft bei der BGE deutlich breiter aufgestellt. Die Systeme laufen weiterhin auf eigener Infrastruktur (VMware on premises). Claranet übernimmt zentrale Leistungen im laufenden Betrieb. Im Wesentlichen umfassen die SAP Managed Services:

• Tägliche System-Checks und Performance-Monitoring
• Administrative Eingriffe durch das Claranet Team 
• Monitoring der SAP-Landschaft 24/7 und Beseitigung von Störungen auch außerhalb der Geschäftszeiten mit SLA-gesicherter Reaktionszeit
• Proaktives Security-Patch-Management 

Für die BGE bedeutet das vor allem eines: Die SAP-Landschaft ist auch dann im Blick, wenn vom SAP-Team niemand verfügbar ist. Das erhöht nicht nur die Stabilität des Betriebs, sondern entlastet auch das interne Team spürbar.

Frank Tessmann bringt es pragmatisch auf den Punkt: „Wir können in der Regel entspannt das Wochenende genießen. Bei Problemen mit den SAP-Systemen reagiert Claranet.“

Security-Patches in unter zwei Stunden: Messbar mehr Sicherheit für kritische SAP-Systeme

Wie stark sich das Betriebsmodell verändert hat, zeigt sich besonders beim Umgang mit kritischen SAP-Sicherheitshinweisen:

• Früher: interner Aufwand von ein bis zwei Arbeitstagen pro Monat für Analyse, Priorisierung, Test und Umsetzung von SAP-Sicherheitshinweisen
• Heute: Claranet beobachtet SAP-Sicherheitsmeldungen fortlaufend und meldet sich bei kritischen Themen proaktiv – oft innerhalb von rund zwei Stunden nach Veröffentlichung
• Bei hoher Kritikalität: Absicherung der gesamten SAP-Landschaft innerhalb von zwei bis drei Tagen
• Ergebnis: Das interne Team spart regelmäßig ein bis zwei Arbeitstage pro Monat ein und die Systeme sind abgesichert

Ernstfall-Bewährungsprobe: SAP-Systeme nach Rechenzentrumsausfall in unter einem Arbeitstag wiederhergestellt

Wie wichtig ein belastbares 24/7-Betriebsmodell ist, zeigte sich bei mehreren größeren Störungen im Rechenzentrumsumfeld. In einem Fall war bedingt durch einen Stromausfall weder Internetzugang noch interne Kommunikation verfügbar. Dr. Mark Althans griff zum Handy und rief die Support-Hotline von Claranet an.

• Innerhalb von rund 30 Minuten persönliche Rückmeldung von Claranet
• Gemeinsam abgestimmtes, schrittweises Hochfahren der SAP-Systeme
• Gesamtdauer der Wiederherstellung: unter einem Arbeitstag

Gerade in solchen Ausnahmesituationen zeigt sich der Wert von SAP Managed Services besonders deutlich: Nicht nur im Regelbetrieb, sondern auch im Störfall steht ein eingespielter Partner bereit, der schnell reagieren und Verantwortung übernehmen kann.

Feste Ansprechpartner, direkte Kommunikation: Keine Warteschleife, kein Nummernstatus 

Wer Claranet anruft – und das tut Frank Tessmann regelmäßig – hört kein Wartemenü und landet nicht in einer anonymen Warteschleife. Das ist kein Zufall, sondern Philosophie. „Wir sind hier keine Nummer. Bei sehr großen Dienstleistern ist man schnell einer unter vielen. Bei Claranet werden wir wahrgenommen, es gibt feste Ansprechpartner und kurze Wege.“ 

Dass die Zusammenarbeit gut funktioniert, betonen beide Seiten. Auch Anne Bender, Senior Systems Engineer SAP Managed Services von Claranet, beschreibt den Austausch mit der BGE als sehr unkompliziert und partnerschaftlich. „Die Zusammenarbeit ist sehr direkt und kollegial. Inzwischen kommen auch die Applikations-Kollegen von der BGE direkt auf mich zu.“

Beide Seiten betonen offen: Es läuft nicht immer reibungslos. Aber: Auch wenn es in einzelnen Projekten Reibung gegeben habe, sei immer entscheidend gewesen, dass Probleme klar benannt und zügig gelöst wurden. 

Anne Bender sagt: „Wir kommunizieren offen und ehrlich. Und bei uns gilt: Wenn wir eine Aufgabe übernommen haben, kann die BGE sich darauf verlassen, dass sie auch erledigt wird.“

Claranet ist unsere verlängerte Werkbank. Kein Dienstleister, dem man hinterherrennen muss, sondern ein Partner, auf den man sich verlassen kann.“

Dr. Mark Althans, Gruppenleiter SAP, BGE

Roadmap: Upgrade auf SAP S/4HANA 2025, SAP Cloud ALM und strategische Cloud-Vorbereitung

Die nächsten Projekte sind bereits geplant. Noch in diesem Jahr soll die ERP-Systemlandschaft von SAP S/4HANA 2021 auf SAP S/4HANA 2025 aktualisiert werden. Claranet begleitet diese technische Migration. Zusätzlich stehen auf der Agenda:

• H4S4-Upgrade: geplant im nächsten Jahr nach der Einführung von SAP Payroll
• Ablösung des SAP Solution Managers, der im Jahr 2027 aus dem Support auslaufen wird, durch SAP Cloud ALM
• Ablösung des Adobe Document Service durch eine neue Lösung

Langfristige Infrastrukturstrategie: On-Premise, Hybrid oder Cloud?

Darüber hinaus beschäftigt sich die BGE mit einer grundsätzlicheren Frage: Wie soll die Infrastruktur mittel- und langfristig weiterentwickelt werden? Aktuell betreibt das Unternehmen seine SAP-Landschaft auf VMware on premises, mit Blick auf Datenschutz, Informationssicherheit und die besondere öffentliche Rolle des Unternehmens eine derzeit sinnvolle Lösung.

Spätestens im Zusammenhang mit dem SAP-Wartungsende im Jahr 2040 für SAP S/4HANA und den Entwicklungen rund um RISE with SAP wird sich die BGE intensiver mit künftigen Betriebsmodellen befassen müssen. Dabei geht es zunächst um Orientierung. Im Fokus stehen Szenarien, die heute noch Zukunftsthemen sind, etwa Lift-and-Shift-Modelle für die bestehende On-Premise-Infrastruktur, hybride Ansätze oder langfristig auch mögliche Cloud-Optionen.

Wichtig ist der BGE dabei, solche Fragen frühzeitig durchdenken zu können. Claranet bringt dafür Erfahrung in unterschiedlichen Betriebsmodellen mit und unterstützt die BGE als Gesprächs- und Beratungspartner dabei, Optionen einzuordnen und realistisch zu bewerten.

Wir müssen uns schon jetzt mental auf die Cloud vorbereiten, auch wenn die Entscheidung noch Jahre entfernt ist. Gut, dass wir dabei einen Partner haben, der uns die Optionen aufzeigt, nicht erst dann, wenn es drängt.“

Dr. Mark Althans, Gruppenleiter SAP, BGE

Messbarer Nutzen auf einen Blick

Für die BGE hat sich die Zusammenarbeit mit Claranet in mehrfacher Hinsicht ausgezahlt. Aus punktueller Projektunterstützung ist ein Betriebsmodell entstanden, das Stabilität, Sicherheit und Entlastung miteinander verbindet. 

Die wichtigsten Ergebnisse:

• SAP-HCM-Migration auf SAP S/4HANA in vier Monaten 
• 24/7-Absicherung geschäftskritischer SAP-Systeme 
• Reaktion auf kritische Security-Hinweise in unter zwei Stunden 
• Absicherung der SAP-Landschaft bei hoher Kritikalität in zwei bis drei Tagen 
• Wiederherstellung von Systemen nach Ausfällen in unter einem Arbeitstag 

Für Unternehmen mit kleinen SAP-Teams und hohen Anforderungen an Verfügbarkeit und Sicherheit zeigt das Beispiel der BGE, wie SAP Managed Services den Betrieb stabilisieren, die Reaktionsgeschwindigkeit auf Sicherheitsbedrohungen erhöhen und interne Ressourcen gezielt entlasten können, ohne eigene Infrastruktur aufzugeben.