Sinapsi: l’evoluzione di Logica, da software gestionale a piattaforma digitale moderna, scalabile e AI-driven

Sinapsi è un’azienda che sviluppa soluzioni software per la gestione operativa di aziende che lavorano sul territorio: manutenzione tecnica, gestione mezzi, pianificazione interventi e coordinamento delle attività. Il cuore della sua offerta è Logica, un software gestionale utilizzato per organizzare e gestire processi operativi complessi. Con la crescita dell’azienda e dei clienti, Sinapsi ha iniziato a percepire un limite comune a molte aziende tecnologiche: un software nato per esigenze interne che nel tempo diventa un prodotto strategico ma che necessita di un’evoluzione architetturale, tecnologica e di esperienza utente.

La sfida

Come accade spesso nelle aziende in crescita, il software nel tempo era diventato più complesso da evolvere e manutenere.

Logica era nato come applicazione desktop e nel corso degli anni era stato ampliato con nuove funzionalità. Questo aveva creato alcune criticità:

difficoltà nello scalare l’applicazione e sviluppare velocemente nuove funzionalità;
esperienza utente poco intuitiva con flussi operativi più complessi del necessario in alcune aree del sistema;
informazioni operative sparse fra più strumenti (e-mail, chat, documenti) non consentivano una visione unica e aggiornata;
archivi video tecnici non organizzati in modo tale da essere facilmente trovati e riutilizzati.

La necessità era chiara: modernizzare la piattaforma senza interrompere il flusso di lavoro quotidiano degli operatori.

Comprendere davvero il problema

Prima di intervenire sulla tecnologia è stato fondamentale capire a fondo come il software veniva utilizzato ogni giorno. Il progetto è quindi partito con un’attività di discovery: una fase iniziale di analisi che ha coinvolto gli utilizzatori del sistema, gli stakeholder e tutto il team di sviluppo di Sinapsi insieme a quello di Claranet.

Analisi dell’architettura software

È stato condotto un assesment tecnico della nuova versione web di Logica per identificare:

punti di forza dell’architettura: sono stati analizzati gli elementi tecnologici già solidi e performanti della piattaforma, per valorizzarli e utilizzarli come base per l’evoluzione futura del sistema;

aree di miglioramento: sono state individuate le componenti dell’architettura che presentavano maggiori complessità o limiti in termini di scalabilità, manutenibilità e facilità di evoluzione;

priorità di intervento: sulla base delle analisi svolte è stata definito un ordine di attività scandite per importanza e urgenza e ottenere così il maggiore impatto sull’evoluzione della piattaforma.

Questo ha permesso di definire una roadmap di evoluzione sostenibile nel tempo.

Analisi dei flussi operativi

Sono stati studiati i flussi di lavoro degli utenti, partendo principalmente dal modulo Agenda, utilizzato per pianificare attività e interventi. L’osservazione delle modalità di utilizzo ha permesso di individuare passaggi ridondanti, informazioni non immediatamente visibili e interazioni migliorabili, evidenziando così opportunità concrete per semplificare le operazioni e rendere la pianificazione più rapida ed efficace sotto l’aspetto dell’esperienza utente.

Analisi delle risorse informative

Infine è stato esaminato nel dettaglio l’archivio di contenuti tecnici e formativi dell’azienda, composto da centinaia di video tutorial e registrazioni operative. La mancanza di una struttura organizzativa e di strumenti di ricerca rendeva difficile individuare rapidamente il contenuto rilevante e impediva di sfruttare appieno il valore formativo del materiale.

Dall’analisi è emersa la necessità di trasformare questo patrimonio in una piattaforma digitale centralizzata, con strumenti di indicizzazione, ricerca avanzata e navigazione intelligente, in modo da rendere i video facilmente accessibili e utilizzabili come base di conoscenza per la formazione e l’aggiornamento del personale.

La soluzione

Il percorso di evoluzione ha coinvolto diversi aspetti della piattaforma.

Modernizzazione della piattaforma

È stata consolidata l’architettura della versione web di Logica attraverso interventi mirati come la ristrutturazione dei moduli core, la razionalizzazione del codice legacy, l’adozione di standard comuni per Backend e Frontend e l’ottimizzazione delle connessioni ai database. Queste azioni hanno reso il software:

più scalabile, consentendo di gestire un numero maggiore di utenti e dati senza cali di performance;
più manutenibile, riducendo la complessità e facilitando aggiornamenti e correzioni future;
pronto per evoluzioni successive, grazie a una struttura modulare che permettesse di integrare rapidamente nuove funzionalità.

Miglioramento dell’esperienza utente

Grazie alle attività di user research, che hanno incluso interviste e sessioni di osservazione diretta con gli utenti, sono stati raccolti in modo strutturato i loro reali bisogni. In particolare sono stati mappati i momenti di frustrazione e di confusione, come ad esempio la difficoltà nel trovare rapidamente le informazioni più rilevanti, i passaggi ripetitivi per aggiornare lo stato di un intervento e l’accesso ai dettagli di attività programmate.

Parallelamente, è stato sviluppato un design system completo, comprensivo di principi di progettazione, componenti percettivi e funzionali riutilizzabili e pattern di interazione standardizzati. Questo ha permesso di:

uniformare l’interfaccia dell’intero software, garantendo coerenza visiva e comportamentale tra moduli diversi;

migliorare l’usabilità delle funzionalità principali, semplificando flussi complessi e rendendo le azioni più rapide e intuitive per gli utenti;

accelerare lo sviluppo di nuove interfacce, grazie alla disponibilità di componenti predefiniti e regole condivise che riducono tempi e rischi di incoerenza.

Il modulo Agenda, cuore della pianificazione delle attività, è stato ancora una volta uno dei primi a beneficiare di questo lavoro: il redesign ha ridotto i passaggi necessari per assegnare interventi, reso immediatamente visibili le informazioni chiave e facilitato la gestione di attività multiple, migliorando sensibilmente l’efficienza quotidiana degli operatori.

Introduzione della collaborazione in tempo reale

Per rendere il software più aderente ai processi operativi reali è stata integrata all’interno della piattaforma una chat in tempo reale collegata direttamente ai moduli principali di Logica.
La soluzione ha previsto la possibilità di aprire conversazioni legate a clienti specifici, interventi programmati o progetti, creando così uno storico centralizzato di tutte le comunicazioni operative.

Gli utenti possono così scrivere, ricevere e consultare messaggi istantanei senza uscire dal gestionale, condividere documenti e aggiornamenti in tempo reale e ricevere notifiche contestuali alle attività assegnate.
Questo approccio ha eliminato la dispersione di informazioni tra e-mail, chat esterne e documenti separati, consentendo ai team di avere sempre una visione chiara e aggiornata delle attività in corso, migliorando la collaborazione e riducendo errori e ritardi.

Valorizzazione dei contenuti con l’AI

È stata progettata e sviluppata una piattaforma web dedicata alla gestione e fruizione dei contenuti video, trasformando l’archivio esistente in un vero portale e-learning accessibile agli utenti dell’azienda. Il sistema consente di caricare e organizzare i video in una libreria strutturata e attivare automaticamente una serie di processi di elaborazione che ne migliorano la consultabilità.

In particolare la piattaforma analizza i video generando automaticamente la trascrizione del parlato, permettendo di trasformare il contenuto audio in testo consultabile. Su questa base vengono poi creati automaticamente tag e metadati tramite strumenti di intelligenza artificiale, che identificano argomenti, parole chiave e contenuti rilevanti presenti nei video.

Grazie a questi elementi, i video diventano indicizzabili e ricercabili tramite un motore di ricerca interno che consente agli operatori di trovare rapidamente i contenuti più pertinenti inserendo parole chiave o frasi presenti nella trascrizione. In questo modo un archivio video prima difficile da consultare è stato trasformato in una base di conoscenza strutturata, utile per la formazione interna, l’onboarding dei nuovi collaboratori e il recupero rapido di informazioni tecniche.

I risultati

Il progetto ha evoluto Logica da gestionale tradizionale a piattaforma digitale moderna, scalabile e AI-driven, migliorandone la manutenibilità, accelerandone lo sviluppo di nuove funzionalità e rendendo l’interfaccia più intuitiva ed efficace. La pianificazione delle attività è divenuta più semplice, la collaborazione tra team più immediata e le informazioni operative più accessibili mentre gli archivi video sono stati valorizzati come base di conoscenza consultabile per formazione e aggiornamento.

Nel complesso questi interventi hanno rafforzato il posizionamento di Logica come prodotto software evoluto e competitivo, offrendo a Sinapsi nuove opportunità di sviluppo e di creazione di valore per i propri clienti.

Conclusione

Molte aziende si trovano a dover far convivere software sviluppati nel tempo con esigenze di crescita, sicurezza e accesso rapido alle informazioni. Il percorso di Sinapsi dimostra che, con un approccio strutturato, è possibile ottimizzare e innovare una piattaforma esistente, rendendola più efficiente, collaborativa e orientata al valore per gli utenti, senza partire da zero.
Sinapsi rappresenta un esempio concreto di come le aziende possano trasformare i propri strumenti digitali in asset strategici per formazione, operatività e sviluppo del business.