Oggi mi fa piacere condividere con voi i nostri progressi sul fronte degli strumenti operativi di lavoro che usiamo in extrategy. La kanban board è la miglior manifestazione e applicazione operativa dei principi lean. Per iniziare abbiamo mappato e descritto ciò che già sapevamo del nostro processo di produzione e di organizzazione del team, evidenziato ogni qual volta fossero emersi colli di bottiglia.
La prima metrica che aiuto a governare il kanban è sicuramente il WIP (work in process) che regolamenta il materiale in corso di lavorazione, dato un flusso di valore il wip limit governa il numero dei “task” che si trovano in un dato stato in ogni momento nel kanban. Il kanban è uno strumento di controllo visuale che deve dirci se stiamo facendo la cosa giusta al momento giusto, tutto il team conosce il workflow e conosce come fare al meglio le cose, è un continuo esercizio per far convergere la richiesta di nuove cose da fare con il flusso di produzione: con uno sguardo puoi capire se stai infrangendo il wip. Lo scopo del WIP limit è quello di limitare il multitasking e il sovraccarico, ed ha il vantaggio di anticipare i problemi.
La modifica più importante che abbiamo fatto in questi giorni è la trasformazione dello standup meeting in kanban meeting, oltre a fare la panoramica sui task aperti ogni mattina ci facciamo queste domande:
– ci sono lavori bloccati per i quali non stiamo facendo niente per sbloccarli (va reso evidente il lavoro bloccato)?
– ci sono colli di bottiglia?
– stiamo mantenendo i wip e rispettando le classi di servizio?
– le priorità sono chiare?
L’obiettivo primario è concentrarsi sul finire le attività non sull’iniziarle: le metriche sono utili per vedere cosa migliorare, per capire se i cambiamenti che stiamo apportando hanno effetti positivi e per aiutare la pianificazione.
I KPI che stiamo monitorando sono:
– cycle time: il tempo tra l’inizio effettivo della lavorazione di un work item e la sua fine; il cycle time può sostituire la stima.
– lead time: inizia quando viene fatta la richiesta e termina quando la funzionalità è consegnata e accettata dal cliente; il lead time è uguale alla cycle time più il tempo di attesa sul backlog.
Stanno già emergendo alcune considerazioni. Per ridurre il cycle time piuttosto che lavorare velocemente è importante lavorare bene:
– riducendo il numero di cose in corso
– migliorare average completion rate
– ridurre il rework
– dare alta visibilità alle cose bloccate
– riconoscere i task troppo grandi e spezzarli
Avete avuto modo di sperimentare questi metodi ?
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