Veilig Mailen

Veilige uitwisseling van gegevens

Het uitwisselen van bestanden verloopt veilig, zonder dat je je zorgen hoeft te maken om een datalek. Je hebt geen apart programma nodig, maar regelt het allemaal vanuit jouw eigen vertrouwde Outlook omgeving. De ontvanger hoeft geen additionele software te installeren en hoeft niet naar een andere omgeving, waar men eerst dient in te loggen om de documenten te kunnen ontvangen. Door simpelweg een uploadverzoek naar de ontvanger te versturen, kan deze direct via de ontvangen e-mail de bestanden op een veilige manier ontvangen. Hiermee wordt veilig mailen voor elke organisatie mogelijk en voldoe je direct aan de richtlijnen van de AVG.

10 Onderdelen

De dienst omvat een tiental onderdelen die gezamenlijk een compleet veilige versie maken van elke mailbox onder outlook waardoor veilig mailen voor elke organisatie mogelijk wordt en je direct voldoet aan de richtlijnen van de AVG:

• Versleuteling e-mail en bijlagen

  Versleutel e-mailberichten of bijlagen, met één klik, direct vanuit jouw eigen vertrouwde Outlook omgeving. Dagelijks worden er wereldwijd meer dan 150 miljoen e-mails per minuut verzonden. Als organisatie heb je niet altijd voldoende grip op hoeveel van deze e-mails persoonsgegevens en/of andere vertrouwelijke informatie bevatten. Daarom kunt je ervoor kiezen om alle e-mailberichten standaard met Veilig Mailen te laten verzenden zonder verstoring van de bestaande werkprocessen.

• Geen beperking in bestandsgrootte

  Je heeft het vast al een keer meegemaakt: je staat op het punt om een e-mail te versturen en dan blijken de bijlagen groter te zijn dan de maximaal toegestane grootte. Vaak ligt de standaardbeperking van een Exchange e-mailaccount op 10 MB. Tegenwoordig worden er steeds grotere bestanden uitgewisseld en het laatste wat je wil, is dat je telkens gedwongen wordt uit te wijken naar een tijdelijke, niet beheerde oplossing. Met Veilig Mailen kun je direct vanuit Outlook, zonder beperkingen, bestanden versturen van 2GB en groter.

• Volgen

  Wanneer je een belangrijke e-mail of document naar een externe partij stuurt dan wil je graag op de hoogte zijn of deze goed is aangekomen. Met de tracking functionaliteit van Veilig Mailen kun je zien of de e-mail goed is aangekomen, of deze is geopend en of de bijlage is gedownload. Mocht het voorkomen dat je een bijlage naar een verkeerde ontvanger hebt gestuurd dan kun je ook zien of deze al is gedownload. Mocht dit niet het geval zijn dan kun je de bijlage blokkeren en hiermee een datalek voorkomen.

• E-mail en bijlagen verificatie

  De meeste datalekken worden veroorzaakt door menselijke fouten. Bijna twee-derde van de datalekken bestaat uit het versturen van persoonsgegevens of andere vertrouwelijk informatie naar een verkeerde ontvanger. Door de gebruiker bewust te maken van mogelijke fouten kun je datalekken binnen jouw organisatie voorkomen. Met Veilig Mailen bieden wij jouw organisatie de juiste handvatten om het risico van datalekken drastisch te verlagen. Via de e-mail en bijlagen verificatie moet de verzender nog één keer de e-mailadressen en bijlagen die aan het e-mailbericht zijn toegevoegd verifiëren, voordat de e-mail verzonden kan worden. Hiermee verklein je de kans op dit type datalek met 98%.

• End-to-end versleuteling

  Door de AVG is het extra beveiligen van persoonsgegevens een nieuwe standaard geworden. Zo wil je niet alleen dat e-mail versleuteld wordt verzonden, maar dat het ook alleen geopend kan worden door de bevoegde ontvanger. Via Two Factor Authentication (2FA) of SMS Authenticatie kun je e-mail beveiligen door eenmalig een inlogcode of een wachtwoord te versturen naar de ontvanger. Dit wachtwoord krijgt de ontvanger separaat toegestuurd, waarna hij toegang krijgt tot de bestanden. Op deze manier zijn de bestanden alleen beschikbaar voor diegenen die het wachtwoord persoonlijk hebben ontvangen. Hierdoor weet je zeker dat alleen de geautoriseerde ontvanger toegang krijgt tot jouw verzonden e-mail.

• Blokkeer bijdragen ná verzending

  Je hebt zojuist een e-mail verzonden, alleen ontdek je achteraf dat het naar het verkeerde e-mailadres is verzonden. Doordat het e-mailadres vaak automatisch wordt aangevuld kan het voorkomen dat je de verkeerde ontvanger selecteert, met een datalek als gevolg. Outlook biedt je standaard de optie om een bericht weer in te trekken na verzending, maar in veel gevallen zal het niet werken. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk om het bericht in te trekken als de ontvanger geen gebruik maakt van Outlook of als de e-mail is verplaatst naar een andere map. Met Veilig Mailen kan de eindgebruiker een verzonden e-mail altijd ontoegankelijk maken, ongeacht welke e-mailomgeving de ontvanger gebruikt of in welke map het is opgeslagen. Zo blijf je altijd in controle over de data die de organisatie verlaat.

• Retentie periode

  Standaard zijn verstuurde bestanden 14 dagen beschikbaar voor de ontvanger, maar dit is eenvoudig aan te passen. Bij het versturen van de bestanden, kunt je de toegang beperken en kun je dag en tijdstip aangeven waarop het downloaden van de bijlagen komt te vervallen.

• Sterk beveiligde TLS-verbinding

  Bestanden worden op een beveiligde maner verzonden via een sterk beveiligde Transport Layer Security (TLS) verbinding. Op deze manier wordt de verzonden e-mail versleuteld en krijgen derden geen toegang tot de inhoud van de e-mail.

• Webportaal

  Vind je het belangrijk om bestanden van externen veilig te ontvangen? Dan kan dit gemakkelijk met een beveiligde uploadpagina. Het is mogelijk een uploadpagina in te bouwen in jouw website of als link in de e-mailhandtekening, geheel in je eigen huisstijl. Bestanden kunnen makkelijk worden gedeeld met externe partijen, door deze te uploaden in het webportaal. Hiermee ben je ervan verzekerd dat de bestanden veilig zijn.

• Uploadverzoek

  Wil je bestanden toegestuurd krijgen, dan kun je dit eenvoudig doen door een e-mail met uploadverzoek te verzenden. In de e-mail staat een knop die de ontvanger doorverwijst naar een uploadpagina. Hier kunnen de gevraagde bestanden worden geüpload, veilig en snel.