In de gesprekken de afgelopen tijd rondom de introductie van onze online werkplek Claranet WorkSmart365 waren er een aantal thema’s die we terug kregen rondom de keuze voor een nieuwe online werkplek. In een serie blogartikelen kijken we naar de top thema’s. Vandaag deel 2: “Thuiswerken en samenwerken”
Thuiswerken is een must
Vooral nu een actueel thema; in hoeverre kan een nieuwe online werkplek de gebruiker ondersteunen in thuiswerken? Blijft de productiviteit nagenoeg gelijk of is er een serieuze degradatie? Waar thuiswerken tot voor kort was voorbehouden aan een selecte groep medewerkers, zal daar een radicale verschuiving gaan plaatsvinden. De pijn die momenteel ervaren wordt, gaat namelijk ongetwijfeld een rol spelen in het post-corona-tijdperk. We proberen momenteel massaal te jongleren met gebruik van eigen apparatuur, kinderen die naast je aan de eettafel hun opgegeven schooltaken moeten maken, huisdieren die vrolijk over je laptop lopen tijdens een video-call en verminderde bereikbaarheid omdat telefooncentrales net iets minder flexibel zijn dan gedacht; het wordt gegarandeerd een thema zodra we met z’n allen weer op kantoor werken. En dan gaan we de volgende stap nemen, ‘alle hens aan dek’ zal worden vervangen door een goed doordachte strategie waarbij gebruikersgemak en -ervaring het zullen overnemen van de houtje-touwtje oplossing die we nu massaal accepteren. Waar huisartsen al sinds de Mexicaanse Griep hun noodscenario’s in de la hadden liggen, zal de rest van Nederland projecten starten binnen de eigen organisatie om er voor te zorgen dat we bij een volgende crisis beter voorbereid zijn, waarbij thuiswerken met eenzelfde ervaring als op kantoor een absolute must-have is!
En samenwerken dan?
Daar waar thuiswerken een must is, is samenwerken haast nog belangrijker. Het grote verschil ligt erin dat thuiswerken noodzakelijk is om de organisatie draaiende te houden in een nieuwe crisissituatie (meer als pijler binnen het Business Continuity Plan) waar samenwerken een directe impact heeft op het dagelijkse werk. De grootste wens vanuit Accountancy Monitor van afgelopen jaar voor de ideale werkplek voor de toekomst was dan ook “handige tools voor online samenwerken”. Inmiddels lijkt Teams een plekje te vinden als belangrijke samenwerk-tool, met name nu het door Microsoft wordt aangeboden voor een gratis trail van zes maanden. Er zijn uiteraard andere tools voor online samenwerken, maar de aandacht die Microsoft geeft aan Teams in vergelijking (met de ontwikkeling van) andere tools doet vermoeden dat de adoptie van Teams haast niet te vermijden is voor een groot deel van de organisaties. En om eerlijk te zijn, teams heeft ook een groot aantal voordelen:
- Alle content, tools, collega’s en conversaties zijn binnen de Teams-omgeving te vinden. Omdat Microsoft Teams zowel in een desktopversie als in een mobiele app beschikbaar is, betekent dit dat je altijd beschikt over de nodige data.
- Naast dat het de natuurlijke vervanger van Skype for Business is, heb je in Teams toegang tot SharePoint en OneNote. Daarnaast integreert het uitstekend met andere Microsoft Office 365-programma’s zoals Word, Powerpoint en Excel. Het uitwisselen van bestanden vanuit één interface wordt hierdoor zeer eenvoudig.
- Teams laat u toe ook externen toe te voegen aan uw teams om zo eenvoudig documenten, informatie en gesprekken te delen. Denk maar aan een samenwerking met een derde partij of het betrekken van een klant in een bepaald project.
- Er is een serieuze community die door Microsoft continu op de hoogte wordt gehouden van de roadmap en praktische ontwikkelingen.
Vrijdag 3 april: “Return on investment”