“Het nieuwe werken”… er zijn organisaties die er nu pas naar kijken, maar de term is al ruim 15 jaar oud. De voorloper ervan is ‘telewerken’ en dat werd al in de jaren ’80 genoemd. Toch heeft het tot begin 2020 geduurd om thuiswerken daadwerkelijk organisatie-breed in te zetten. Dat het als besmettingsbeperkende maatregel voor het Coronavirus COVID-19 massaal ingezet wordt, is echter geen toeval. De mogelijkheid om ‘altijd en overal’ te werken, is een gevolg van de toenemende flexibiliteit en schaalbaarheid van de huidige IT. Dus: thuiswerken is een blijvertje! Maar wat heb je er voor nodig op de langere termijn?
Thuiswerkplek
Als noodoplossing voor een week of 2 is de inrichting van de thuiswerkplek niet direct de grootste prioriteit voor zowel de medewerker als de organisatie. De keukentafel voldoet vooralsnog en extra schermen worden amper ingezet. Op de lange termijn is de werkgever verantwoordelijk voor een ‘veilige en gezonde werkplek’. Je hoeft geen brandblusser op te hangen, maar voor de inrichting van een beeldschermwerkplek gelden dezelfde regels als voor een werkplek op kantoor. In de praktijk betekent dit dat er in ieder geval een goede tafel of bureau, stoel en computeropstelling moeten zijn. Indien een werkplek meer dan 2 uur per dag wordt gebruikt voor beeldschermwerk dan volstaat een laptop niet, want het toetsenbord en beeldscherm moeten los van elkaar zijn.
Devices
Ongeacht welk device er gebruikt wordt, het is van belang om te zorgen dat het geen extra kwetsbaarheid is binnen het IT-platform. Zorg in ieder geval voor Mobile Device Management; een dienst waarmee je van afstand het beheer en beveiliging van de devices kan regelen. Je wordt in staat gesteld om data en apparatuur adequaat te beschermen en de productiviteit te verbeteren zonder concessies te doen aan de gebruikerservaring. Dergelijk diensten zijn device-onafhankelijk waardoor gebruikers de vrijheid houden om een keuze te maken voor hun eigen voorkeursdevice, hetzij volledig vrij of via een beperking vanuit de IT-afdeling.
Online werkplek
Bij de inrichting van de nieuwe generatie online werkplekken wordt er al enorm veel aandacht besteed aan de mobiliteit en de tools voor online samenwerken. Die werkplekken zijn uitermate geschikt om overal en altijd te kunnen werken. Je moet er niet aan denken dat je, ondanks de dringende gezondheidsadviezen vanuit de overheid en RIVM, naar je kantoor moet om een dossier van een klant lokaal te openen omdat je anders niet verder kan werken. Ook lokale applicaties of databases kunnen tegenwoordig overgezet worden naar de cloud in hun huidige vorm zodat je er remote bij kan. Extra features als ‘Archive On-demand’ zorgen er zelfs voor dat deze gevirtualiseerde applicaties in ruststand komen te staan waardoor ze amper resources gebruiken en klaar staan als je ze nodig hebt.
Samenwerken
Zoals gezegd, is het goed kunnen samenwerken een essentieel onderdeel van de inrichting van de (online) werkplek. Precies de reden dat de adoptie van Office 365 een vlucht neemt en Microsoft alles inzet op Teams. Teams is een essentieel onderdeel geworden voor de transformatie van de online werkplek. Het voegt een set tools toe die past in de vier fasen van kennisuitwisseling, die een belangrijke productiviteitsverhoging binnen organisaties belooft. Deze fasen zijn: productie, organisatie, delen en beveiliging van kennis. Bovendien kan een goed ingerichte Teams de volledige telefonie-functie overnemen waardoor ook de traditioneel bereikbare afdelingen (servicedesk, customer care, callcenters) in virtuele vorm thuis prima kunnen doorwerken.
Op de vraag “kunnen we nu kantoren gaan sluiten?” kunnen we een meervoudig antwoord geven. Ja, technisch en organisatorisch kan het… maar nee, er zijn genoeg redenen om het niet te doen. Je kan wel kijken naar het inkrimpen van het aantal benodigde werkplekken op kantoor; we hebben klanten die standaard voor zo’n 50 - 60% van het aantal medewerkers een werkplek op kantoor beschikbaar hebben omdat er al afwisselend mobiel wordt gewerkt. Maar ook de teams die veel online werken en niet altijd op kantoor zijn, hebben regelmatig behoefte om hun directe collega’s een hand te schudden (nu even niet) of recht in de ogen te kijken. Het versterkt de band, het versterkt het teamgevoel en zorgt er voor dat je makkelijker samenwerkt als je niet op dezelfde locatie bent
Meer over de gratis Crisis Communication App van Microsoft Teams
Nog niet klaar?
Nu kan het zijn dat je niet alle bovenstaande punten kan invullen. Het beste advies dat we kunnen geven is om dit op de agenda te zetten. Mocht je hulp nodig hebben in het bepalen van een roadmap of het controleren of het huidige IT-platform wel robuust en veilig genoeg is; wij staan klaar om u van advies te voorzien. Neem contact met ons op via onderstaand contactformulier.