Flexibel werken. Hybride werken. Overal werken. Hoe het ook wordt genoemd, het is het onderwerp waar iedereen het op dit moment over heeft. In deze korte blog gaat Adam Clements, Workplace Product Manager bij Claranet, dieper in op de problematiek.
Nu de lockdown-beperkingen worden opgeheven en kantoren weer open gaan, bekijken veel managers of ze moeten terugkeren naar de oude werkroutines of een compleet nieuwe aanpak moeten introduceren.
De noodzakelijke verschuiving naar meer flexibele vormen van werken in de afgelopen 18 maanden heeft geleid tot hogere verwachtingen van medewerkers. Organisaties die zich niet aanpassen en deze nieuwe hybride wereld niet ondersteunen, kunnen te maken krijgen met uitdagingen zoals personeelsverloop, verminderde betrokkenheid van medewerkers en beperkingen om toekomstig talent aan te trekken.
Net als veel organisaties hebben wij bij Claranet de voordelen gezien die werken op afstand kan opleveren voor onze medewerkers en voor ons bedrijf. Een betere balans tussen werk en privé, een hogere productiviteit, minder overheadkosten op kantoor en reiskosten om er maar een paar te noemen. In de tijd dat we volledig thuis werkten, hebben we echter ook een aantal uitdagingen gezien, zoals het inwerken van nieuwe starters, minder sociale interactie en verminderde communicatie tussen teams.
In deze blog delen we enkele inzichten in wat wij hebben gezien als enkele van de uitdagingen die worden ervaren bij het implementeren van een hybride werkplek.
1. Verandering in productiviteit en teamcultuur
Met medewerkers die op meerdere locaties werken, is het van cruciaal belang dat op afstand dezelfde productiviteitsniveaus kunnen worden behaald als op kantoor. De uitdaging is breed; de beschikbaarheid van middelen, toegang tot de juiste tools en gegevens, en het in stand houden van dezelfde niveaus van samenwerking om aan projecten te werken en ideeën uit te wisselen. Naast een productief personeelsbestand is het ook belangrijk om een gelukkig personeelsbestand te hebben. Dit stelt ons voor een andere uitdaging: hoe kunnen we het moreel en de betrokkenheid van het personeel hoog houden met minder face-to-face interactie?
2. Verschillende communicatiemiddelen
Het is duidelijk dat communicatie van cruciaal belang is om ervoor te zorgen dat de productiviteit en motivatie hoog blijven en dat de teamcultuur positief blijft. Het mooie is dat er applicaties en communicatiemethoden zijn die daarbij kunnen helpen - videobellen, instant messaging, whiteboards en social networking applicaties om er maar een paar te noemen. De uitdaging is echter dat er een mix van communicatiemiddelen wordt gebruikt om werknemers met elkaar in contact te houden, en deze zijn misschien niet geïntegreerd voor de productiviteit, vaak onveilig, en niet gemakkelijk te beheren.
3. Grotere en complexere beveiligingsrisico's
Bij het implementeren van een externe of hybride werkomgeving zien we dat beveiliging voor veel bedrijven een van de grootste aandachtspunten is, en dat moet het ook zijn! De technologie die wordt geïmplementeerd om onze nieuwe manieren van werken te ondersteunen, brengt beveiligingsuitdagingen met zich mee waar we ons voorheen misschien minder zorgen over maakten. Onze werknemers gebruiken meer soorten apparaten, maar hebben nog steeds toegang nodig tot de bedrijfsmiddelen op het netwerk; we hebben toegang tot meer cloudgebaseerde toepassingen en diensten buiten onze netwerken; en onze werknemers zijn thuis misschien niet meer zo waakzaam of beveiligingsbewust als ze normaal op kantoor zouden zijn. Er zijn nu dus meer risicogebieden waarmee we rekening moeten houden, maar ondertussen verspillen cybercriminelen geen tijd met het benutten van deze nieuwe mogelijkheden en zien we het aantal cyberaanvallen toenemen en complexer worden.
4. Behoud van klantervaring
Ja, veel van de uitdagingen bij het implementeren van hybride werken liggen rond de gebruikerservaring bij de medewerkers. We mogen echter de ervaring die we onze klanten bieden niet uit het oog verliezen. Krijgen onze klanten nog steeds hetzelfde ervaringsniveau als onze medewerkers op afstand gaat werken? Kunnen ze contact met ons opnemen op de manier die ze willen, met de juiste persoon spreken en de informatie krijgen die ze nodig hebben in dezelfde hoeveelheid tijd? Of onze klanten nu op kantoor zijn of op afstand werken, we moeten hoe dan ook een consistente klantervaring kunnen bieden.
5. Ondersteuning en adoptie van de juiste tools
De uitdagingen voor de IT-teams en degenen die al deze nieuwe technologie voor een ongelijksoortig personeelsbestand beheren zijn legio; een groter aantal applicaties en apparaten om te ondersteunen, verhoogde veiligheidsrisico's, het moeten introduceren van nieuwe applicaties omdat de markt steeds sneller komt met de eisen van het nieuwe tijdperk, het onboarden van nieuwe medewerkers en het ondersteunen van bestaande medewerkers op afstand. Het belang van technologie die vorm geeft aan hoe we werken is nog nooit zo groot geweest, dus de druk is hoog om deze te beheren en goed uit te rollen, te adopteren en te ondersteunen binnen de organisatie.
6. Verandering in netwerkinfrastructuurvereisten
Nu velen van ons thuiswerken beginnen te combineren met een paar dagen per week naar kantoor gaan, is het tijd om na te denken over de vraag of onze kantoorruimte en infrastructuur passen bij de nieuwe manieren waarop we willen werken. Sommige bedrijven denken er misschien over na of ze nog wel evenveel kantoorruimte nodig hebben als vroeger, maar het gaat er ook om of de technologie in het kantoor nog wel geschikt is voor het beoogde doel. Heb je bijvoorbeeld nog steeds ongeveer evenveel bandbreedte naar uw kantoor nodig nu er minder werknemers werken? Aan de andere kant, welke druk op het systeem ontstaat wanneer iedereen binnenkomt voor een paar dagen training? Als er minder mensen op kantoor zijn, verbruiken ze dan juist meer door meer videogesprekken, toegang tot cloudapplicaties en bandbreedte die nu de norm zijn geworden? Flexibiliteit is van het grootste belang en het hebben van een veilige infrastructuur die jouw hybride werkplek, applicaties en gegevens kan voeden, is essentieel om de concurrentie voor te blijven. Net als een commercieel kader dat zich aanpast aan de eisen van jouw organidatie.
Zoals je ziet, zijn er veel uitdagingen, maar wij zijn er om te helpen. Dit nieuwe tijdperk van de moderne werkplek is een reis die we allemaal samen maken. Vrijblijvend sparren met onze experts? Vul onderstaand formulier in en we maken direct een afspraak.