Quién no conoce Word, Excel o PowerPoint, ¿verdad? Herramientas que nos son muy cotidianas a la mayoría, tanto en el trabajo o los estudios como en casa. Ese paquete de Office que hemos necesitado cada vez que hemos cambiado de ordenador. En este artículo os explicamos qué es Office 365 y por qué es una herramienta de trabajo indispensable.
Contenidos:
¿Qué es Microsoft Office 365?
Cómo funciona O365
Pero Office 365... ¿qué incluye?
Beneficios: por qué Office 365
¿Qué es Microsoft Office 365?
Office 365 es la suite de Microsoft que nos permite trabajar con las herramientas de Office de toda la vida y las herramientas de colaboración más actuales, desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar del mundo.
O365 está disponible para empresas y particulares, es decir, puedes usarlo tanto en el trabajo como para tus asuntos personales, en tus dispositivos privados. También tienen a disposición una modalidad específica para el sector educativo. Deberás contratar la modalidad y el plan más adecuados en base a tus necesidades, puesto que las aplicaciones, la capacidad de los servicios cloud y los precios, entre otras cosas, variarán.
Los usuarios de la vieja escuela, los que usaban CDs para instalarse el Office, pueden preguntarse cómo funciona Office 365. Para obtener tu O365 como empresa, debes darte de alta en la página del producto. En el caso de los usuarios particulares, deberán iniciar sesión o crear una cuenta de Microsoft y comprar el producto en la tienda online. Así, generarás tu subscripción a Office 365, lo que significa que podrás disfrutar de la suite de herramientas en todos tus dispositivos (ordenador, tableta o móvil) y mantenerlas siempre actualizadas. Sí, sí, cuando salga una nueva versión de una aplicación, la tendrás disponible en todos ellos. Ya sea la versión online o local.
Para las empresas que no dispongan de departamento de TI o prefieran externalizar los servicios de administración de Ofice 365, al darse de alta en el portal pueden asignar una gestión delegada. Esto significa darle permisos a una tercera empresa para que gestione sus activos O365.
Si tu empresa quiere pasarse a Office 365, es importante planificar el cambio, puesto que para adquirir sus aplicaciones y servicios deberemos elegir qué plan queremos. Las distintas opciones que nos ofrecen incluyen aplicaciones y servicios distintos; en algunos casos, como el correo electrónico o los servicios de almacenamiento en la nube, además, la capacidad que vamos a necesitar. Todo ello hace imprescindible que analicemos previamente cuáles son nuestras necesidades. Para determinarlas, no solo deberemos basarnos en los recursos que usamos en la actualidad, sino también en cuáles son nuestros objetivos de futuro.
No obstante, una de las ventajas de Office 365 es el gran margen de maniobra que ofrecen sus planes. Si elige bien, difícilmente una empresa se encontrará con limitaciones de capacidad. Precisamente, uno de los objetivos de Microsoft a la hora de definir los planes es el de simplificar la administración de Office para las empresas, que ya no tendrán que controlar el consumo de los usuarios. Los márgenes son tan amplios que quedarse sin espacio ya no es una preocupación.
Pero Office 365... ¿qué incluye?
Una vez tengamos claras nuestras necesidades, toca elegir el plan más adecuado para satisfacerlas, por lo que deberemos mirar qué aplicaciones traen en cada caso.
En la modalidad Empresa, se distinguen dos grandes perfiles: planes para pequeñas empresas y planes para grandes empresas. La diferencia entre perfiles se basa en el número de usuarios y capacidad de almacenamiento, principalmente. En ambos casos, todos los planes incluyen las versiones online de las aplicaciones clásicas de Office. La diferencia entre planes (tanto para pymes como grandes empresas) serán qué aplicaciones y servicios adicionales queramos, si necesitamos correo y las versiones escritorio de las aplicaciones.
Cabe destacar que las empresas disponen de muchas más opciones, más allá de los packs predeterminados. Microsoft la da posibilidad de adaptar y mezclar modalidades para ajustarse a las necesidades específicas del negocio, con lo que las posibilidades de multiplican. Para aquellas empresas que no dominen el terreno, puede convertirse en un quebradero de cabeza, por lo que trabajar con un partner puede ser de gran ayuda. En todo caso, como os explicamos en este artículo, es primordial evaluar previamente cuáles son nuestros objetivos y qué queremos conseguir con O365 a corto y medio plazo.
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En el caso de la modalidad Particulares, la principal diferencia entre planes se basa en el número de usuarios, el correo y las versiones locales. Todas las opciones vienen, también, con la versión online de Word, Excel y PowerPoint.
Beneficios: por qué Office 365
Las aplicaciones de Microsoft Office son las herramientas de trabajo más potentes del mercado, lo sabemos bien, pues llevamos años trabajando con ellas y todas las funcionalidades que aún otras no han podido equiparar. Con Office 365, no solo puedes disfrutar de su capacidad, sino que, además, aprovechar las ventajas de la nube: trabajar en cualquier dispositivo, en cualquier momento, en cualquier lugar.
Los esfuerzos de Microsoft en los últimos años por adaptarse a las nuevas formas de trabajar han dado lugar a excelentes herramientas de colaboración y videoconferencia, ya imprescindibles para las empresas actuales.
Otro aspecto relevante que cabe destacar y que también responde a por qué Office 365 es la facilidad para mantener las aplicaciones actualizadas, un aspecto relevante para los equipos de TI de las empresas. Automatizar, mantener las aplicaciones actualizadas y evitar afectar el día a día de los usuarios son grandes logros que liberan el preciado tiempo de TI.
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