SMTP Relay: o que é e por que sua empresa precisa dessa tecnologia?

Conforme relatório do Grupo Radicati, a utilização de e-mails corporativos continua em crescimento exponencial, com cerca de 347 bilhões de e-mails enviados diariamente em 2023. Estima-se que esse número aumente para mais de 408 bilhões por dia até 2027. Desse volume, uma parcela significativa provém de mensagens automatizadas, como notificações, atualizações de status e ações de marketing, que são fundamentais para a operação de instituições modernas.

Entretanto, barreiras como riscos de spam e falhas de segurança ressaltam a importância de tecnologias capazes de melhorar esses processos. No artigo de hoje, abordaremos a metodologia SMTP Relay, que possibilita às empresas administrarem grandes volumes de mensagens de maneira organizada e escalável, oferecendo benefícios como alta confiabilidade e proteção contra ataques cibernéticos. Acompanhe a leitura!

O que é SMTP Relay e como funciona?

O SMTP Relay é um serviço que atua como intermediário no envio de mensagens eletrônicas. Ele é responsável por transferir e-mails de um software de envio (como sistemas ou aplicativos) para o servidor de destino, garantindo que as comunicações cheguem ao receptor final.

Por exemplo, organizações de e-commerce dependem de soluções robustas de envio para confirmar pedidos, atualizar clientes sobre entregas e promover produtos. Sem uma infraestrutura adequada, mensagens podem ser bloqueadas ou marcadas como spam, prejudicando tanto a experiência do usuário quanto a reputação da marca.

De maneira similar, setores como educação e finanças também utilizam intensivamente esses serviços de e-mail. Universidades enviam avisos sobre matrículas, prazos e eventos, enquanto instituições financeiras distribuem informações críticas, como alertas de transações ou extratos mensais.

Processo de funcionamento

O processo pode ser resumido em três etapas principais:

  • O cliente (sistema ou software) envia o e-mail para o servidor SMTP Relay;
  • O servidor verifica métricas como autenticação e permissões, além de assegurar que a mensagem não contenha elementos suspeitos;
  • Após a validação, o e-mail é encaminhado ao servidor de e-mail do receptor, que o entrega na caixa de entrada.

Para exemplificar, imagine uma loja virtual que precisa enviar uma confirmação de pedido para um cliente após a finalização de uma compra:

Passo 1: Envio pelo cliente (Sistema ou Software)

Após o cliente finalizar a compra no site, a plataforma de e-commerce (como uma solução de gestão de pedidos) cria um e-mail automático contendo os detalhes da compra e envia essa mensagem para o servidor SMTP Relay configurado pela loja.

Passo 2: Verificação pelo servidor SMTP Relay

O servidor SMTP Relay recebe a solicitação do e-mail e verifica se ela é autêntica. Ele valida as credenciais fornecidas, como os protocolos SPF, DKIM e DMARC, e analisa o conteúdo da mensagem para garantir que não haja links suspeitos ou arquivos maliciosos. Essa etapa é similar a uma triagem em uma central de atendimento: somente as mensagens validadas são processadas.

Passo 3: Encaminhamento ao servidor do destinatário

Após a validação, o SMTP Relay encaminha a mensagem para o servidor de e-mail do destinatário (como Gmail ou Outlook). O servidor do destinatário realiza uma nova verificação, agora com maior confiança, já que a mensagem foi enviada por um remetente confiável. Finalmente, o e-mail é entregue à caixa de entrada do cliente com todas as informações da compra.

Diferença: SMTP Relay e envio direto de e-mails

No envio direto, servidores de e-mail receptores podem identificar mensagens como potencialmente fraudulentas se não houver configurações de autenticação adequadas. Já o SMTP Relay utiliza mecanismos de validação, como SPF, DKIM e DMARC, que comprovam que a mensagem foi enviada por uma fonte segura.

Ademais, no envio direto, empresas que lidam com um alto volume de e-mails, como e-commerces, correm o risco de sobrecarregar seus servidores, prejudicando o desempenho de outras operações. O SMTP Relay evita esse problema ao rotear mensagens por servidores externos, otimizados para grandes demandas.

Além disso, ele oferece um controle mais detalhado sobre as métricas dos e-mails enviados, como taxas de rejeição e sucesso na entrega. Enquanto o envio direto se limita a um simples "enviar", o Relay permite rastrear e analisar a jornada de cada mensagem.

Benefícios do SMTP Relay para empresas

O SMTP Relay apresenta uma série de vantagens significativas para as empresas, especialmente quando se trata de garantir o envio bem-sucedido e eficiente de e-mails. Algumas dessas vantagens são:

1. Melhoria na taxa de entrega

A capacidade do SMTP Relay de evitar bloqueios por servidores receptores é especialmente valiosa em situações críticas. Por exemplo, campanhas de doações realizadas por organizações não governamentais dependem de altas taxas de entrega para alcançar o maior número possível de destinatários.

Além disso, o Relay retransmite mensagens caso o destinatário esteja temporariamente indisponível, algo que o envio direto não consegue gerenciar de maneira eficiente.

2. Proteção da reputação do domínio

A proteção da reputação do domínio é essencial, principalmente para instituições financeiras ou de saúde, que lidam com dados sensíveis. Além das autenticações como DKIM e SPF, o SMTP Relay é capaz de identificar padrões anormais de envio, como picos repentinos de e-mails, que podem indicar problemas, como ataques de spam.

Isso previne que o domínio seja incluído em listas negras (blacklists), um problema comum em envios diretos.

3. Escalabilidade no envio de e-mails

Empresas que lidam com grandes volumes de mensagens, como plataformas de streaming, conseguem enviar notificações de lançamentos ou atualizações personalizadas para milhões de usuários sem comprometer a eficiência. Um exemplo prático seria uma plataforma de jogos online que utiliza o SMTP Relay para alertar jogadores sobre melhorias de segurança ou novos conteúdos.

4. Personalização e rastreamento de mensagens

Com o SMTP Relay, é possível ajustar o conteúdo dos e-mails para diferentes públicos, criando uma conexão mais próxima com os destinatários. Por exemplo, uma plataforma de educação à distância pode enviar lembretes personalizados para alunos com base no progresso em seus cursos.

Além disso, ferramentas de rastreamento permitem identificar horários e dias da semana em que os e-mails alcançam alto engajamento, otimizando ações futuras.

5. Redução de custos operacionais

Organizações que enviam um volume alto de mensagens, como lojas eletrônicas ou plataformas de serviços online, muitas vezes precisam investir em servidores próprios para gerenciar os envios. Ao utilizar um provedor de SMTP Relay, essas empresas podem delegar essa responsabilidade, eliminando a necessidade de manutenção constante e custos com servidores internos, enquanto garantem uma entrega mais confiável.

6. Melhoria na conformidade com normas e regulamentações

O SMTP Relay facilita a conformidade com normas como o GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados) ou HIPAA (Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde), já que os provedores geralmente implementam padrões elevados de segurança de e-mail.

Isso inclui criptografia avançada durante a transmissão de e-mails e processos rigorosos de auditoria, minimizando os riscos de violação de dados e melhorando a confiança de usuários e parceiros.

Desafios do SMTP Relay e como superá-los

Embora o SMTP Relay ofereça uma solução robusta para o envio de e-mails em massa, existem alguns desafios que as organizações podem enfrentar, como:

Segurança Cibernética

Ataques de phishing são um dos maiores perigos associados ao envio de e-mails, especialmente em indústrias como varejo e saúde, que armazenam registros pessoais. O SMTP Relay inclui ferramentas de criptografia e sistemas de autenticação multifator, reduzindo a vulnerabilidade a acessos não autorizados.

Integração com sistemas existentes

Empresas que utilizam soluções antigas, como CRMs ou ERPs legados, enfrentam desafios para conectar esses programas ao SMTP Relay. APIs modernas, desenvolvidas para integrar diferentes plataformas, são uma solução prática. Por exemplo, um hospital que utiliza uma aplicação de gerenciamento de pacientes pode automatizar informes sobre consultas ou resultados de exames ao integrar o SMTP Relay.

Escolha do provedor correto

Além de estabilidade e suporte técnico, as organizações devem buscar provedores que ofereçam relatórios detalhados sobre a performance do envio de e-mails. Por exemplo, um provedor confiável fornece insights sobre os motivos de rejeição de mensagens, ajudando as empresas a corrigirem problemas rapidamente.

Casos de uso em diferentes setores

O emprego do SMTP Relay beneficia uma instituição de maneira prática, garantindo alta eficiência na comunicação e minimizando problemas associados a falhas no envio de e-mails em diversos segmentos:

  • E-commerce: Ele pode ser empregado para a recuperação de carrinhos abandonados. Uma loja online consegue programar o envio de lembretes automáticos com descontos personalizados para clientes que não concluíram a aquisição.
  • Educação: Além de boletins de notas, o SMTP Relay é capaz de automatizar comunicações em larga escala, como convites para eventos acadêmicos ou o envio de certificados de participação em seminários.
  • Saúde: Hospitais, clínicas e prestadores de serviços médicos frequentemente enviam comunicações importantes aos pacientes, como confirmações de agendamentos, lembretes de consultas e alertas de exames.
  • Finanças: Além de extratos bancários, instituições financeiras podem usar o SMTP Relay para disparar comunicados sobre tentativas suspeitas de login ou aprovações pendentes de transações. Isso melhora a segurança e aumenta a confiança do cliente.

Conclusão

O SMTP Relay é uma ferramenta indispensável para empresas que desejam otimizar o envio de e-mails em massa, sem comprometer a segurança e a eficiência das comunicações.

Além de melhorar a entregabilidade, o serviço protege a imagem da marca e garante escalabilidade, tornando-se um diferencial competitivo no ambiente corporativo.

Antes de implementá-lo, é indispensável avaliar as necessidades específicas da sua organização e contar com parceiros que ofereçam suporte técnico de qualidade. Assim, ao investir nessa tecnologia, sua organização estará preparada para lidar com as crescentes demandas do mercado e os desafios de um mundo cada vez mais digital.

Quer saber mais sobre conceitos e metodologias presentes na tecnologia da informação? Confira nosso artigo que explora os detalhes da governança de TI.