Antes do advento dos serviços em nuvem, as empresas costumavam comprar seus ativos de infraestrutura de TI – uma despesa de capital (CapEx) – ou alugá-los – uma despesa operacional (OpEx).
Com o avanço da tecnologia e a ampla adoção dos modelos de Infraestrutura como Serviço (IaaS) e Software como Serviço (SaaS), as organizações conseguiram transferir mais gastos de TI para despesas operacionais (OpEx).
Na prática, os modelos CapEx e OpEx apresentam características diferentes para a aquisição de ativos de TI. De tal modo, cada tipo de investimento muda a gestão do orçamento, ampliando as possibilidades das empresas e oferecendo mais inteligência para a compra de ativos.
Neste post, vamos entender as diferenças básicas entre CapEx e OpEx e veremos qual modelo traz mais vantagens quando se trata de orçamento de TI.
CapEx vs OpEx
Ambos são modelos de investimento para aquisição de produtos ou contratação de serviços. Com características próprias, eles trazem benefícios e responsabilidades que impactam a governança corporativa de TI.
Na hora de fazer a gestão dos ativos de tecnologia, muitas empresas ficam em dúvida entre CapEx vs OpEx, sendo que a escolha por um ou outro modelo impacta o gerenciamento da infraestrutura de TI, desde os processos de monitoramento e suporte até o tamanho e especialização da equipe interna de TI.
Claranet: CapEx e OpEx em TI
O que é CapEx?
Derivado da sigla em inglês Capital Expenditure, CapEx pode ser traduzido livremente como investimentos em bens de capital. São conhecidos como CapEx todos os investimentos relacionados à compra e à aquisição de bens.
Geralmente, essa modalidade é usada para a aquisição de bens que ajudam a aumentar a capacidade da empresa de gerar lucro, ou seja, são ativos relacionados à atividade final da empresa.
No caso de ativos de TI, a compra de equipamentos ou de licenças de softwares é considerada como CapEx.
Uma compra de capital aparece no balanço da empresa e o seu valor é depreciado ao longo de sua vida útil. A empresa espera obter valor do ativo por um período superior a um único ano fiscal.
Como o custo inicial pode ser substancial, o orçamento para CapEx envolve reservar algum dinheiro para esses tipos de compras. Geralmente, significa também que é necessário seguir um processo mais rigoroso de aprovação para essas compras.
Neste modelo, a empresa destina investimento inicial para adquirir a solução desejada e deter a sua posse definitiva. A partir da transação, a organização é proprietária daquele ativo, portanto, responsável pela sua utilização, manutenção, proteção e monitoramento.
Inclusive, quando o equipamento fica obsoleto, desatualizado ou ocioso, cabe à organização definir o que será feito com esse bem.
Algumas despesas de TI incluídas no CapEx são:
- Infraestrutura de TI, que inclui custos de aquisição de ativos de hardware e software. No caso do software, isso se aplica ao modelo tradicional de licença perpétua, no qual você faz um grande pagamento adiantado e “possui” o software para sempre.
- Custos de atualização de ativos, como adicionar memória ao servidor.
- Patentes, marcas registradas, direitos autorais (ou seja, ativos intangíveis).
- Edifícios (por exemplo, centros de dados).
O que é OpEx?
Derivada do inglês Operational Expenditure, OpEx é o conjunto de despesas operacionais. Em síntese, OpEx consiste na contratação desse ativo como um serviço.
Geralmente, OpEx refere-se às despesas operacionais do dia a dia que suportam o negócio, como salários de funcionários, pesquisa e desenvolvimento, custo dos produtos vendidos (COGS), manutenção, custos de reparo, aluguéis, entre outras despesas da operação.
Normalmente, a modalidade de investimento OpEx é direcionada para custear as atividades-meio da empresa, cujos ativos vão otimizar os processos, mas não estão ligados, necessariamente, de forma direta ao core business.
Ao contrário do CapEx, o OpEx não tem custos iniciais e permite que as empresas espalhem suas despesas por um período de tempo. Elas são incluídas na demonstração dos resultados da empresa no período em que são incorridas.
Para fins fiscais, as compras OpEx feitas em um único ano fiscal podem ser totalmente deduzidas. Porém, tais despesas não podem ser amortizadas, já que esses itens são totalmente consumidos no exercício fiscal.
De forma geral, são exemplos de despesas OpEx:
- Contratação de terceirizados para manutenção e logística;
- Contas de água e energia elétrica;
- Contratação de seguros;
- Gastos com publicidade e marketing;
- Entre outros.
Cada vez mais, empresas estão alocando os investimentos em TI na categoria de ativos de TI via OpEx. Atualmente, existem várias opções disponíveis no mercado:
- Locação sem serviço ou leasing operacional: a empresa apenas aluga ou contrata os ativos de TI, assumindo a responsabilidade pela manutenção e gestão desses equipamentos ao longo do contrato, ou terceirizando essa função para outra contratada;
- Outsourcing de TI: a empresa contrata não apenas os ativos “as a service”, mas também uma camada de serviços para manutenção, gestão, logística, disponibilidade do parque, entre outros pontos.
Além disso, OpEx inclui custos de TI para:
- Assinaturas de computação em nuvem (por exemplo, IaaS, SaaS ou PaaS);
- Aluguel de equipamentos;
- Manutenção de software (por exemplo, associada a uma licença perpétua);
- Assinaturas de software;
- Serviços públicos, telecomunicações e internet.
Por que sair do CapEx e migrar para o OpEx em TI?
Antes de tomar essa decisão, é preciso avaliar alguns aspectos importantes que podem variar de acordo com a estratégia da empresa. Assim, é possível otimizar os custos, buscando resultados mais interessantes para o investimento.
Do ponto de vista financeiro, a alternativa que apresenta o menor custo é a contratação via CapEx, locação ou leasing.
Para escolher entre uma opção ou outra, é importante avaliar:
- O recurso disponível para investimento;
- As despesas de manutenção e gestão;
- As taxas de aplicação;
- O endividamento da empresa;
- O fluxo de caixa;
- Além de outras variáveis.
Para avaliar as duas opções – OpEx e CapEx –, é importante realizar um estudo de TCO (Total Cost of Ownership), que indica o custo de investimento em um ativo em todo o seu ciclo: da aquisição, uso, manutenção, depreciação, gerenciamento, até o seu descarte.
Em muitos casos, dependendo do TCO, o outsourcing de TI pelo OpEx é a opção mais vantajosa para garantir a infraestrutura tecnológica da empresa, assegurando outros benefícios para a companhia.
Benefícios da adoção da modalidade de OpEx
Para ter sucesso na adoção da modalidade de OpEx, é importante ter clareza sobre os benefícios desse modelo para a gestão de TI e de performance da empresa.
Veja algumas das vantagens de migrar para OpEx:
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Inovação e modernização da infraestrutura de TI
Com o suporte de um provedor de TI, você tem a tranquilidade de saber que o custo incorrido mensalmente/anualmente já contempla a modernização da infraestrutura de TI.
Ou seja, já não será mais preciso fazer planejamentos e aprovações de investimentos com frequência, que exigem tempo da equipe de TI e das demais áreas, incluindo financeira, contábil e gestão.
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Uso mais estratégico do budget de TI
Quando conta com um parceiro OpEx, você sabe que os novos investimentos em atualizações e recursos inovadores ficam a cargo do provedor. Sendo assim, pode usar o budget de TI para outras demandas mais estratégicas, que tendem a trazer resultados expressivos para o negócio.
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Área de TI mais focada no negócio
Adquirir seu hardware de TI e incorrer em despesas de capital oferece a vantagem de maior controle sobre esses ativos. No entanto, tem o custo de altas cobranças iniciais e contabilidade mais complexa ao longo da vida dos ativos.
Além disso, a compra de equipamentos gera uma demanda complexa de gestão, manutenção e modernização, que é relativamente difícil de acompanhar para o time de TI.
Ao migrar para OpEx, profissionais do setor ficam livres para focar nas demandas estratégicas do negócio.
De CapEx a OpEx: conte com o melhor parceiro para migrar
Quando a empresa decide contratar TI por OpEx, ela ganha flexibilidade e velocidade na atualização dos seus recursos. Com esse modelo, as soluções adotadas pela empresa avançam à medida que novas tecnologias são consideradas mais adequadas para a necessidade do negócio. Assim, é possível manter um movimento de melhoria contínua e de amadurecimento da TI da empresa.
Se você busca o uso mais inteligente dos recursos da empresa ao longo do tempo, OpEx é a melhor alternativa, já que permite direcionar os investimentos de forma estratégica para o desenvolvimento da atividade-fim do negócio.
Decisão de migrar para a OpEx tomada. A dúvida é: como contar com um bom parceiro OpEx para terceirizar a TI?
Veja algumas dicas que podem ajudar a encontrar a melhor parceira de TI para o seu negócio:
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Contrate uma empresa que cuide muito bem daquilo que você está transferindo para ela. Seja um computador ou toda a infraestrutura de TI da sua empresa, é preciso que o fornecedor compre, prepare, entregue, ative para o usuário, confira se está tudo de acordo com o ambiente, preste suporte com agilidade e assegure a disponibilidade.
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Procure acompanhar se a performance do equipamento atende às expectativas ao longo de 3 ou 4 anos. Ao final do seu ciclo, garanta uma substituição por outro mais novo e de desempenho igual ou superior.
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Garanta também que os dados que estavam no equipamento não serão usados por ninguém. A proteção de dados é hoje uma grande preocupação das empresas. Portanto, ao contratar um parceiro de TI, tenha a certeza de que o provedor também se preocupa com a segurança da informação.
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Escolha um fornecedor que acompanhe a evolução das soluções de TI e seja capaz de oferecer uma infraestrutura inovadora e atualizada. Uma empresa que está por dentro das últimas novidades tecnológicas vai além do papel de fornecedor e se torna um parceiro de negócios, que potencializa o seu desenvolvimento.
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Contrate alguém com experiência e credibilidade, que seja capaz de ensinar as melhores práticas para seus profissionais, e não o contrário. A ideia é contratar uma empresa que seja capaz de assumir a demanda operacional, sem criar outros problemas.
Na gestão de TI, as despesas operacionais e as despesas de capital juntas representam uma porcentagem alta do orçamento anual da empresa.
Quando você está tentando cortar custos e melhorar os resultados, uma boa alternativa é obter um equilíbrio entre CapEx e OpEx, para que você tenha controle total e possa fazer uma migração mais tranquila e gradativa para OpEx.
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